¿Cómo hacer un invoice? Guía paso a paso

Si eres una persona que está emprendiendo su propio negocio o eres freelance y desea conocer cómo hacer un invoice para llevar un registro ordenado de los ingresos de tu comercio, te encuentras en el sitio indicado.  

Todas las empresas necesitan de un invoice para tener un registro detallado de las transacciones de los bienes y servicios que les proporcionan a sus clientes.

Dicho documento debe de contar con información de manera tan clara y precisa para realizar los procesos de facturación. 

Es por ello, que en Super Dinero te explicaremos con ejemplos cómo hacer un invoice, paso por paso y asimismo, te contaremos que plataformas puedes usar para realizar uno.

¿Qué es un invoice?

Un invoice que traduce factura en español, es un documento que las empresas brindan a sus clientes, para que conozcan sobre los productos, bienes y servicios que están cancelando.

En otras palabras, es un documento comercial físico, que realiza un comerciante a un comprador, en donde describe a detalle la transacción de venta. 

Asimismo, existe 3 tipo de facturas de pago, según su contenido y son:

¿Qué debe incluir un invoice o factura de pago?

A continuación, te presentamos los elementos que nunca deben de faltar en una factura o invoice, cuando la hagas:

• Nombres e información de contacto del comercio y comprador.
• Número de la factura.
• Descripción del servicio o trabajo realizado.
• Plazos de pagos.
• Términos y condiciones.
• Monto a cancelar. 

¿Cómo hacer un invoice? Guía paso a paso:

Te contaremos paso por paso cómo hacer un invoice de manera profesional, para que no se te escape ningún dato importante: 

• Crea un invoice que luzca profesional: indaga y guíate de los formatos de facturas que se encuentran en internet para luego realizarla en un programa de diseño sencillo como: Canva, Excel o Word 

• Establece un encabezado de invoice con los datos de tu comercio: agrega en la parte de arriba de la factura toda la información de la empresa como: logotipo, nombre, dirección, correo electrónico, número telefónico. 

• Anota la información de tu cliente: incluye todos los datos de contacto de tu comprador para que reciba la factura de manera correcta, siempre indicando correo electrónico, dirección del negocio y número de teléfono.

• Indica las fechas: es importante que pongas en la factura la fecha en que se brindó el servicio o producto y la fecha en que creaste el documento. Esta  información irá en la parte de arriba junto al logo, nombre del negocio, dirección e información de contacto.  

• Implanta un código o número del invoice: todas las facturas cuentan con un número único que ayuda al proceso de facturación y cobranza. No olvides poner este código numérico, porque te permitirá llevar un orden en los registros. 

• Realiza una descripción del producto o servicio cobrado: haz una breve descripción minuciosa para que los compradores conozcan los productos o servicios que están adquiriendo y cancelando.

• Menciona las condiciones de pago: detalla claramente en tu factura el cómo y cuándo pagarán los compradores, es decir, si pueden cancelar por tarjeta de débito, crédito, cheque entre otra forma de pago. Además, notifica en el invoice, sí se cobra cargo por mora, entre otra información que respecte a las condiciones de la empresa. 

• Ingresa el precio e impuesto del producto o servicio: es importante que conozca los impuestos y precio de los bienes o producto, haya que estos pueden variar según en donde estes.

• Valora añadir una nota: no es obligatorio, pero puedes agregar un pequeño mensaje al final de la factura como agradecimiento hacia el comprador.

Sigue leyendo: Progressive en Español: Servicio al cliente y Teléfonos de contacto.

Ahora bien, posiblemente prefieras realizar tu invoice en Excel, Word, Canva, entre otros; te brindamos una guía para facilitar el proceso a continuación:

Ejemplos de como hacer un invoice en Canva: 

1. Abre en tu computadora o móvil la plataforma de Canva:

Si es primera vez que usarás Canva regístrate de manera gratuita con tu cuenta de Facebook o Google, pero si ya estás registrado solo inicia la sesión para luego buscar y escoger el tipo de invoice que deseas.  

Si ya te encuentras registrado, seguramente la información te aparecerá así:

2. Selecciona una plantilla:

En Canva encontrará una sección de plantillas de facturas de cualquier tipo, tema y estilo, para escoger y utilizar una solo haz clic, encima del diseño para agregarla a tus diseños:

3. Personaliza tu factura:

Canva te proporciona una gran variedad de elementos en su biblioteca, en donde podrás rediseñar o crear de cero la imagen de tu factura.

Además, podrás combinar imágenes, fotos, esquemas de colores, estilos de fuentes, entre otros elementos de la plataforma para hacer una factura de manera profesional:

4. Comparte o imprime tu invoice de Canva:

Una vez creado el documento con todos los elementos informativos y visuales, es hora que lo compartas con tu cliente, lo puedes hacer a través de correo electrónico en formato PDF o imprímelo y lo brinda de manera física al comprador.

La ventaja de Canva es que puedes rediseñar el invoice las veces que desees de manera gratuita.

 Ejemplo de cómo hacer un invoice en Word

Como todos conocemos, Microsoft Word es una herramienta muy útil y sencilla para diseñar, además, trae una opción de plantillas de facturas con aspecto profesional, que te puede ayudar si eres nuevo en los negocios o estás facturando. 

Es por ello, que te explicaremos cómo hacer un invoice en Word:  

• Entra a la herramienta de Word y abre una nueva hoja de trabajo en el Menú Archivo, en donde te saldrá un panel de búsqueda de planillas. 

• Escribe en el panel de búsqueda “facturas” y escoge la planilla que más te guste:

• Luego de seleccionar la planilla que más te guste, saldrá una pantalla y presiona el botón “crear”:

• Personaliza el encabezado de la planilla con la información y logotipo del negocio.

• Rellena los datos de tu comprador: 

• Escribe el código o número de factura, condiciones de pago, fecha de emisión y vencimiento:

• Describe brevemente y detalladamente el servicio o producto que canceló el cliente.:

• Digita los impuestos, subtotales y cargos por cada bien o servicio:

• Detalla en negrita el monto total apropiado por el invoice o factura:

• Agrega en el pie de la hoja una nota (opcional) para agradecer al cliente. 
• Guárdalo como PDF para proporcionarle al cliente a través de un correo electrónico o de manera física:

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¿Cómo hacer un invoice en Excel?

Excel es una herramienta utilizada para facturación por su facilidad de usar las operaciones básicas y complejas, además es muy funcional para diseñar las tablas de facturación que ejecutemos en este programa.

Por eso te presentamos cómo hacer un invoice en Excel:

1. Abre en tu computadora la herramienta de Microsoft Excel y se te abrirá automáticamente la página de inicio del programa.

2. Escribe en el panel de búsqueda, el cual se encuentra en nuevo, presiona enter para buscar una planilla (para activar esta opción deberás estar conectado a internet)

3. Selecciona la plantilla que deseas usar para crear tu factura de forma profesional. Una vez escogida presiona a la derecha de la vista previa “crear” para abrir la planilla en Excel y empezar a modificarla: 

4. Edita la planilla colocando toda información de la empresa (nombre, logotipo e información) 

5. Ingresa toda la información que se explicó en el apartado de cómo hacer un invoice en Word.

Guárdalo como PDF para proporcionarle al cliente a través de un correo electrónico o de manera física.:

Esperamos que este artículo te haya dado claridad sobre cómo hacer un invoice para tu negocio.