¿Por qué debemos saber cómo llenar la W4?
Inmediatamente, puede que surjan las siguientes interrogantes: ¿Qué es?, ¿Cómo completarlo? Y ¿Para qué hacerlo?
Este documento establece la cantidad de dinero que cada empleador va a retener en concepto de impuestos sobre cada pago que se realice.
Es casi seguro que, cuando comiences a trabajar por primera vez, el empleador te entregará un documento conocido como Formulario W4.
No colocar bien los datos o la falta de información en este formulario puede traer problemas o multas para el empleado.
Por eso, en este artículo te daremos a conocer el paso a paso de cómo llenar la W4; además de dar respuestas a preguntas que pueden surgir sobre este documento.
¡Comenzamos!
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¿Qué es un formulario W4?
El Certificado de retención del empleado o Formulario W4, sirve para hacer del conocimiento del empleador cuánto dinero retener a los empleados con cada cheque de pago.
Este documento es generado por la agencia de gobierno Internal Revenue Service (en español: Servicio de impuestos internos).
También, es utilizado para calcular ciertos impuestos sobre la nómina de pago y remitir los impuestos a la agencia correspondiente.
¿Cómo llenar la W4?
Si buscas saber cómo se llena la W4, te contamos que esto requiere de llenar diferentes campos que requieren de cierta información específica.
A continuación te presentamos los pasos que debes seguir para completar de la manera adecuada este documento.
En resumen son:
- Colocar información personal
- Completar la opción de múltiples trabajos
- Determinar la reclamación de dependientes
- Definir otros ajustes.
- Poner firma de empleado.
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Ampliamos más detalles en la siguiente sección:
¿Qué información se debe poner al llenar la W4?
El diseño actual del Certificado de retención del empleado, facilita el poder completarlo sin ningún tipo de equivocación.
Son solo 5 pasos los que hay que seguir y dependiendo de tu estado civil, deberás completar todos o solo algunos de los puntos de información.
Ahora, conoceremos el paso a paso de como llenar la W4 y que debe contener cada uno de ellos:
Paso 1: Coloca tu información personal
Para comenzar a contestar cómo llenar la forma W-4, es importante brindar datos personales como:
- Nombre completo
- Dirección de domicilio
- Número de Seguro Social (SSN)
- El estado de declaración de impuestos.
Después deberás marcar una de las siguientes casillas dentro de este punto
- Persona con estado civil soltero o casado que presenta una declaración por separado
- Persona con estado civil casado que presenta una declaración conjunta o viudo(a) calificado(a)
- Cabeza de familia
Es importante completar cada campo con la información exacta para no presentar ningún tipo de inconvenientes al momento de entregar el documento.
Paso 2: Completar la opción de múltiples trabajos
El siguiente paso de cómo llenar la W4, es específicamente para las personas que tienen diferentes trabajos, o presenta una declaración conjunta y su cónyuge trabaja.
Si esto sucede debes seguir las indicaciones para obtener una retención más precisa.
En este paso, los empleados tendrán que completar los incisos (a), (b) o (c), según sea el caso para el cual está siendo llenado el formulario.
Paso 3: Determinar la reclamación de dependientes
En este paso es donde se deberá indicar el número de hijos menores de 17 años u otras personas que dependan de ti. Esto se hace de la siguiente manera:
- Si los ingresos totales son de $200,000 o menos: tendrás que multiplicar el número de niños calificados menores de 17 años por $2,000Por ejemplo: Si tienes 3 hijos menores de 17 años tendrás que poner $6,000 en total ($2,000 por cada menor)
- Si los ingresos totales son de $200,000 o menos: tendrás que multiplicar el número de otros dependientes por $500.
Ejemplo: Si tienes a alguien dependiente de ti y esa persona vive contigo, digamos un adulto de la tercera edad tú deberás colocar $500 - Posterior a esto se deberán sumar ambas cifras y colocar la cantidad abajo y al lado derecho de las cifras anteriores.
Ejemplo: $6,000 + $500 = $6,500.
Esto significa que el sistema de nómina de pago de sueldo, retendrá una cantidad $6,500, menos, en concepto de los cheques de pago durante todo el año en créditos fiscales.
Paso 4: Definir otros ajustes
Continuando con el proceso de cómo llenar una W4, si tienes fuentes de ingresos externos a tu trabajo; por ejemplo: ingresos por intereses o ingresos por algún tipo de inversión, es en este paso donde los tendrás que colocar.
Es importante destacar que este paso es opcional, pero, a lo mejor un empleado puede querer considerar la retención.
Para esto se incluyen estas tres áreas que encuentras en este paso y son:
- (a): Otros ingresos (no de trabajos): Si deseas que se te retengan impuestos por otros ingresos que esperas este año que no tendrán retención.
- (b): Deducciones: Este apartado es para las deducciones distintas a la deducción estándar.
- (c): Retención adicional: Cualquier tipo de retención adicional que el empleado quisiera retener en cada uno de los períodos de pago.
Estos ingresos se escriben en números y van ubicadas en las casillas que están a la derecha de la página
Paso 5: Poner firma de empleado
Una vez completada la información, como último paso de cómo llenar la W4, el documento tendrá que ser entregado firmado al equipo de recursos humanos.
Hay que tener en cuenta que de no firmarse el formulario, este no tendrá ninguna validez, aunque el resto de pasos se completarán a cabalidad.
El formulario W4 puede ser descargado en el Sitio web de Internal Revenue Service o IRS.
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¿Ha cambiado la forma de llenar la W4 en el 2024?
Para el 2024, al llenar la Forma W4, te darás cuenta que tiene algunos cambios significativos como los siguientes:
- Se elimina la parte de referencias al estimador de retención de impuestos del IRS
- Actualización de las cifras en la hoja de Trabajo de deducciones
Orientación adicional en el Paso 2, Trabajos Múltiples o Trabajos del Cónyuge, modificando la elegibilidad para marcar esa casilla.
¿Cuándo es necesario actualizar la W4?
Si ya sabes como llenar la W4, porque lo hiciste anteriormente, ¡despreocúpate!. Si el empleador ya cuenta con uno dentro de sus archivos no es necesario llenarlo cada año.
Sin embargo, si se puede volver a llenar si hay un cambio de una empresa para comenzar con un nuevo trabajo o se desea ajustar las retenciones en el trabajo, es probable que se tenga que volver a llenar el W4.
De igual manera no es mala idea pedirlo para revisar las retenciones.
¿Cuál es la diferencia entre W2 y W4?
Los formularios W-2 y W-4 del IRS, son utilizados para procesos relacionados con los impuestos en USA, sin embargo, ambos tienen distintos propósitos:
Como bien dijimos anteriormente, al principio el formulario W-4, por otro lado, proporciona al empleador la información necesaria para determinar la cantidad de impuestos federales sobre la renta que deben retener de sus cheques de pago.
Mientras que, el Formulario W-2, es un documento que informa la cantidad total de salarios que un empleado ha ganado.Asimismo, informa los impuestos retenidos de los cheques de pago para impuestos sobre la renta, Seguro Social, y Medicare.
En conclusión
Entender cómo llenar la W4 es una parte importante para declarar tus impuestos, sin ningún tipo de contratiempo.
Recuerda que el form W4, no solo se llena una vez; es posible que debas actualizarlo cada cierto tiempo si es que surgen cambios en tu situación financiera.
Finalmente esperamos haberte proporcionado la información necesaria para comprender cómo llenar un w4. Si tienes más dudas puedes dejar tus preguntas en la caja de comentarios.
Por: María Claudia Melo
María Claudia Melo, es estratega de contenidos, con más de 4 años de experiencia investigando y analizando diferentes productos financieros para la comunidad de inmigrantes latinos en Estados Unidos. Ha participado en la creación transversal de contenidos en diferentes canales y plataformas, acercando la información financiera de manera clara y accesible a la comunidad inmigrante. Su trabajo ha sido publicado en Superdinero, Seguroparaviaje, Ruta Viajera y Requisitos Para Visa, entre otros. Puedes conectar con ella a través de su Linkedin.
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