Hoy, vamos a hablar de uno de los primeros formatos con los que se encuentra cualquier emprendedor en los Estados Unidos: el formulario W9.
Empezar en el mundo del emprendimiento, va mucho más allá del intercambio de productos o servicios, a cambio de una contraprestación monetaria. De hecho, una de las primeras cuestiones a considerar es el adecuado cumplimiento de obligaciones fiscales y legales, si se quiere ir tranquilo por el mundo del emprendimiento.
En este artículo encontrarás información en detalle sobre qué es w9, para qué sirve, cómo llenarlo y otros aspectos a considerar a la hora de entregar este formulario a un tercero. Así que, vamos por partes.
¿Qué es la W9?
Es un formulario creado por el Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS, por sus siglas en inglés) para que empresas,bancos o instituciones financieras, obtengan información confidencial de personas, negocios o trabajadores independientes.
Este requisito es usado para diferentes tipos de pago, pero en especial, para que las empresas reporten al IRS, cuando pagan a un trabajador independiente o negocio, una suma igual o superior a $600, durante el período de un año fiscal.
De cualquier modo, este formulario no tiene que ser entregado al IRS. Simplemente la empresa que lo requiere, lo envía al contratista para que, a través de este, le envíe datos como nombres o razón social de la empresa, así como número del seguro social o identificación fiscal, según corresponda.
Pero debes tener mucho cuidado, no debes entregar este formulario a cualquiera que lo solicite; antes de entregarlo, debes ser consciente de cuál es el objetivo de la entrega, así como también si es la forma adecuada para el tipo de contrato acordado, pero de esto, hablaremos en detalle más adelante.
¿Para qué sirve la forma W9?
Normalmente las empresas, entidades o personas que exigen la forma W9, usan este documento para extraer los datos mencionados anteriormente (nombres, SSN o ID fiscal), e incluirlos en su declaración de impuestos; así justificarán un pago a un tercero, ya sea persona o compañía y evitarán que el IRS les cobre el valor de social security y medicare, al demostrar que no eres su empleado.
Al finalizar el año, estas empresas deben entregar de vuelta a la persona o empresa contratada, un formulario 1099, que es parte de la documentación que como negocio o trabajador independiente debes enviar al IRS.
📌 Revisa que el valor recibido vs la cantidad de ingresos que aparecen en la forma coincidan. De lo contrario, podrías incurrir en el pago de obligaciones tributarias, que no te corresponden.
¿Quiénes necesitan un formulario W9?
Existen cuatro situaciones en las que se debe entregar un W-9 form:
- Cuando eres contratista, independiente o consultor: y tienes planeado recibir $600 o más por parte de uno de tus clientes. Esto es importante, porque lo necesitas para que te envíen el formulario 1099 y así puedas declarar tus ingresos ante el IRS.
- Cuando abres una cuenta con un banco: Algunos bancos exigirán esta forma para la apertura de tu cuenta.
- Para fondos de inversión: Muchas entidades financieras piden el formulario W9, ya que al final del año deben enviarte la información de ingresos, intereses, y ganancias por concepto de bienes raíces.
- Cuando se perdona o se finaliza una deuda: también se hace necesario entregar este documento, para recibir un formulario 1099 y hacer el proceso.
¿Quiénes no deben completar el formulario W9?
- Si acordaste una relación de empleador-empleado, no debes llenar este formulario. Puede ser incómoda la situación, pero hay que hablarlo. Es una mala práctica de algunas empresas que buscan evadir el pago de prestaciones sociales.
Nuestra más sincera recomendación, es que no entres en este juego, porque probablemente este empresario estaría entrando en evasión de impuestos y estaría cometiendo fraude contra ti.El formulario que te debe ser entregado al comienzo de la relación laboral es el W4.
- Si una persona o empresa con la que no tienes ningún tipo de acuerdo o relación financiera, debes tener mucha precaución. Muchos estafadores solicitan este documento para hacerse al SSN y otros datos de uso sensible.
Si tienes dudas sobre a qué entidad o persona entregas el formulario W9, busca ayuda de tu contador o asesor fiscal.
¿Por qué necesitas llenarlo?
A pesar de que es un documento relativamente sencillo de llenar, la realidad es que no cumplir con este requisito puede implicar sanciones por incumplimiento de la ley. Además, las empresas que contratan tus servicios, también deben tenerlo desde el principio de la relación comercial, para la adecuada gestión de sus impuestos.
¿Cómo llenar el formulario w-9 correctamente? paso a paso
1.- Dirígete a la página del IRS, en el buscador escribe W9, escoge el formulario w9 o…
2.- Si eres un propietario único, sin una estructura formal de negocio, en la línea 1: debes colocar tu nombre en el espacio “Name” como aparece en la declaración de impuestos federales.
3.- Si tienes un negocio: Debes indicar el nombre del negocio en el espacio “Business Name” (Línea 2).
4.- En el punto 3, debes seleccionar la opción adecuada para tu clasificación de impuestos. La gran mayoría al actuar autónomamente, deben elegir la opción: “Individuo/Propietario único”. En caso contrario debes seleccionar la opción de acuerdo a tu clasificación.
5.-Ingresa la dirección de tu negocio o domicilio.
6.- En la parte I debes ingresar tu número de identificación fiscal:
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- Si eres trabajador autónomo o que trabajas por cuenta propia, debes ingresar tu SSN (que es el número de seguridad social) o tu ITIN, que significa Número de Identificación Personal del Contribuyente y que tiene más usos, más allá del tributario.
- Si tienes un negocio, debes llenar en este apartado únicamente tu número de identificación de empleador (conocido como EIN, por sus siglas en inglés). El EIN funciona también para apertura de cuentas comerciales, pagar impuestos y es la identificación para hacer transacciones con tus clientes.
7.-También debes llenar el espacio de dirección y ciudad, estado y Zip Code.
8.- Finalmente, coloca la firma y la fecha del momento en que el documento ha sido firmado.
Visita nuestra entrada de cómo completar el formulario W9, si quieres conocer más detalles para llenar este formato.
Crea una copia sin la información del solicitante y exporta el documento en formato PDF. En el momento en que soliciten nuevamente el formulario W-9, simplemente llenarás este espacio, digitalmente o a mano.
Diferencia entre formulario W-2, W-9, W-4 y 1099
Probablemente el formulario W9 sea uno de los primeros formatos con los que te vas a encontrar, pero, no va a ser el único. En este apartado queremos contarte brevemente en qué consisten los principales formularios que son requeridos para negocios o contratistas independientes, así como las formas que deben completar empleadores y empleados, para estar al día con el fisco, esto, ya que puede que tengas relación con uno o varios de estos formatos.
Formulario W-2:
Está diseñado para empleados asalariados o pago por hora; el cual muestra tanto los ingresos generados durante el año fiscal de tu vinculación laboral, como los impuestos que han sido retenidos de tu sueldo en ese año. Este formulario es muy importante para preparar tus impuestos estatales como federales.
Formulario W-9:
Como te indicamos previamente, es un documento creado para tener la información necesaria para la creación del formulario 1099, lo que hace que sea el equivalente al formulario W-2 para empresas o trabajadores independientes.
Formulario W-4:
Este formulario lo utilizan los empleadores cuando te contratan como su empleado. Es utilizado por ellos para determinar el porcentaje del salario del empleado que se irá para pagar impuestos.
Formulario 1099:
En el formulario W-2 los empleadores entregan un informe de tus ingresos junto con los impuestos retenidos. En este caso el contratante o cliente deberá entregarte el formulario 1099, que es básicamente un reporte de los ingresos provenientes de esas fuentes; este formulario también puede ser entregado por bancos o entidades que demuestren tus intereses y ganancias de dividendos.
Esperamos que haya dado claridad sobre qué es w9, sus usos y características generales. Recuerda ser precavido a la hora de enviar tu documentación a cualquier persona o empresa, ya que pueden usarlo sin escrúpulos para realizar fraudes.
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