¿Tienes una empresa y no sabes cómo verificar el permiso de trabajo de tus empleados? Te contamos que actualmente existe la forma I-9, un documento que te va a ayudar con las normas establecidas por la IRCA.
¿Qué es forma I 9?
El formulario I-9 es un documento emitido por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) que es usado para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas que son contratadas en Estados Unidos.
Todos los empleadores van a tener que completar y presentar el formulario I-9 por cada persona que contratan, esto incluye a ciudadanos y no ciudadanos, en su primer día de trabajo.
En este caso, si eres un empleador que está buscando contratar a un nuevo empleado es importante que comprendas la importancia de llenar la forma I-9 y qué documentos son necesarios para la elegibilidad del empleado.
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Qué debes tener en cuenta para llenar el formulario I-9
Este formulario debe ser completado tanto por empleados como por empleadores. Si te preguntas ¿Cómo llenar la forma i 9 en español?, te contamos que vas a tener que presentar una serie de documentos que te presentamos a continuación:
Revisa la legibilidad de los documentos
Antes de iniciar la contratación, es necesario que revises la documentación de identidad, es importante que estos sean genuinos. Una vez tengas estos documentos, puedes sumarlos a el formulario.
Completa la sección 1
El día de la contratación, asegúrate de que el empleado complete la sección 1 del formulario I-9. El momento de contratación se considera como el primer día de empleado.
Completa la sección 2
Revisa el o los documentos del empleado y completa la sección 2 de la forma I 9, este proceso debes hacerlo en los primeros tres días hábiles desde la contratación.
Recuerda que debes conservar la forma i 9 durante el tiempo en el que el empleado esté trabajando en tu empresa, a su vez, deberás mantener actualizado el formulario I 9 con la información del empleado.
Requisitos legales para empleadores
Ahora que ya sabes que es y cómo funciona el formulario I 9, hemos preparado un listado de requisitos que debes cumplir al momento de realizar una contratación:
- Tendrás que cumplir con la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) en cuanto al salario mínimo, horas de trabajo, pago de horas extras, etc.
- Ten en cuenta la Ley de Discriminación en el Empleo (ADEA), que prohíbe la discriminación en el empleo basada en la edad, la raza, el género, la religión, la orientación sexual, la discapacidad, entre otros.
- La Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA), esta ley establece que los empleadores deben verificar la elegibilidad de los empleados para trabajar en los Estados Unidos a través de la Forma I-9.
- Proporciona un ambiente de trabajo seguro y saludable para los empleados de acuerdo con las regulaciones de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA).
- Cumple con las leyes federales y estatales de impuestos, incluyendo la retención de impuestos sobre la renta y la Seguridad Social.
- Mantener registros precisos de empleados, incluyendo información sobre salarios, horas trabajadas, beneficios, entre otros, de acuerdo con la Ley de Informes y Mantenimiento de Registros de Empleo (ERISA).
- Cumple con la Ley de Ausencias Médicas y Familiares (FMLA), que otorga a los empleados ciertos derechos en caso de necesitar tiempo libre por enfermedad, cuidado de un familiar, nacimiento de un hijo, etc.
Recuerda cumplir con las leyes estatales y federales de protección de datos personales y privacidad de los empleados.
Consecuencias de no cumplir con los requisitos de la forma I 9
Bajo la ley de Inmigraciones hay una serie de responsabilidades durante un proceso de contratación.
No cumplir con los requisitos legales como empleador, puede traerte consecuencias que pueden ir desde multas y sanciones, continúa leyendo para conocer las consecuencias:
Multas y sanciones financieras
Estas pueden ser muy costosas y poner en peligro la estabilidad financiera de la empresa.
Pérdida de confianza del público
La consecuencia termina en una mala reputación de la empresa, lo que puede tener un efecto duradero en la imagen y el éxito del negocio.
Acciones legales por parte de empleados afectados
Estas consecuencias pueden ser costosas y potencialmente dañinas para la empresa en términos de imagen y reputación.
Pérdida de licencias o permisos necesarios para operar el negocio
Esto puede detener las operaciones de la empresa y resultar en pérdidas financieras significativas.
Disminución de la moral de los empleados
El aumento de la rotación de personal puede afectar negativamente la productividad y el éxito de la empresa.
Pérdida de oportunidades de negocio
Debido a la falta de cumplimiento de los requisitos legales y las regulaciones de la industria, la consecuencia se puede ver en la cantidad de ventas.
Es sumamente importante que tu como empleador, sepas cuales son los requisitos legales para garantizar un buen ambiente laboral a tus empleados y así mismo, evitar sanciones.
¿Cómo llenar una forma I 9?
- En caso de que te estés preguntando ¿Cómo llenar la forma I 9 en español?, hemos preparado un listado de pasos que debes seguir para no tener problemas:
- Descarga la forma I-9 del sitio web oficial de USCIS
- Lee las instrucciones cuidadosamente para asegurarte de que tienes toda la información necesaria para completar el formulario.
- Comienza la sección 1 del formulario I-9 el primer día de trabajo del empleado.
- En esta sección, el empleado debe proporcionar su nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de Seguro Social (SSN) o número de identificación fiscal individual (ITIN) y su estatus migratorio.
- Verifica que los documentos presentados por el empleado para verificar su identidad y autorización de trabajo sean válidos y pertenezcan al empleado. Esta verificación debe hacerse en persona, no a través de fotocopias ni fax.
- Completa la sección 2 del formulario I-9 dentro de los tres días hábiles posteriores al inicio del empleo. En esta sección, debes verificar que los documentos presentados por el empleado sean válidos y auténticos y completar la información requerida.
- Firma y fecha la sección 2 del formulario I-9 como empleador.
- Guarda el formulario I-9 en el archivo de empleados del empleado durante su empleo y durante tres años después de la fecha de contratación o un año después de la terminación, lo que sea mayor.
Ahora que ya te contamos ¿Cómo llenar la forma I 9 en español?, es importante que recuerdes que debes tener en cuenta los plazos establecidos para evitar incumplimientos a las normas de inmigración.
Consejos para la revisión y verificación de documentos de identidad
La revisión y verificación de documentos de identidad es un proceso importante para que estés seguro de que los datos presentados sean válidos y auténticos, por esta razón, ahora que ya te contamos cómo llenar la forma i 9 en español, hemos preparado una serie de consejos par que puedas hacer una revisión y verificación de los documentos presentados.
En primer lugar, es importante saber qué documentos se aceptan como prueba de identidad y autorización de trabajo. La lista de documentos aceptables se puede encontrar en la página 3 del Formulario I-9 emitido por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS).
Uno de los puntos a resaltar en la verificación de estos documentos es verificar si los nombres sean coherentes y que las fechas de expiración no hayan pasado.
En segundo lugar, te recomendamos Verificar la apariencia general de los documentos, podrás hacerlo fijándote en la calidad de la impresión y en cualquier indicio de falsificación o alteración en los documentos presentados.
En tercer lugar, te recomendamos revisar la fotografía del documento, puedes hacerlo comparando la fotografía del documento con la apariencia física del empleado para verificar que sean la misma persona.
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Preguntas Frecuentes
¿Quién debe completar la Forma I-9?
Este documento debe ser llenado tanto por el empleado como por el empleador.
¿Cuándo debe completarse la Forma I-9?
La Forma I-9 debe completarse dentro de los primeros tres días hábiles del empleo de un empleado.
¿Qué documentos se pueden utilizar para completar la Forma I-9?
La Forma I-9 acepta una lista de documentos aceptables que incluyen, entre otros, pasaportes, tarjetas de residencia permanente, certificados de nacimiento, licencias de conducir y tarjetas de identificación emitidas por el gobierno.
¿Qué es la verificación electrónica de la Forma I-9?
Ahora que ya sabes ¿Cómo llenar la forma I 9 en español?, vas a tener que pasar por un proceso de verificación electrónica de la Forma I-9 es un proceso en línea que permite a los empleadores verificar la identidad y la autorización de empleo de sus empleados utilizando un sistema del gobierno conocido como E-Verify.
¿Qué sucede si un empleado no puede presentar documentos aceptables de la Forma I-9?
Si un empleado no puede presentar documentos aceptables de la Forma I-9, se le debe dar la oportunidad de presentar otros documentos aceptables, de lo contrario, se le puede despedir al empleado.
¿Los empleados extranjeros deben completar el Formulario I-9?
Sí, todos los empleados contratados en los Estados Unidos, incluidos los extranjeros, deben completar el Formulario I-9.
¿Pueden los empleados presentar documentos vencidos para completar el Formulario I-9?
No, los empleados deben proporcionar documentos válidos y no vencidos para completar el Formulario I-9.
¿Pueden los empleados completar el Formulario I-9 en línea?
Sí, los empleados pueden completar el Formulario I-9 en línea utilizando una herramienta en línea proporcionada por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS). Sin embargo, es importante tener en cuenta que los empleadores aún deben verificar los documentos físicos originales en persona.
En resumen, este documento se ha establecido como necesario al momento de realizar un ingreso laboral de un empleado en Estados Unidos.
Es útil para poder verificar de forma correcta la identidad y la elegibilidad de los documentos presentados por el empleado, debe ser completado tanto por el empleador como por el empleado en el momento de la contratación.
Es importante que los empleadores cumplan con los requisitos del Formulario I-9 y que mantengan los registros durante el tiempo requerido.
Por: Andrés Vaquero
Soy un estudiante de cine y redactor de contenido SEO, hábil diseñador y maquetador web que combina su creatividad cinematográfica con su conocimiento en SEO para crear contenido atractivo y optimizado.
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